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15.05.2024 - Fachartikel - Software
Dokumentenchaos ade: Mit der richtigen Softwarelösung zur digitalen Ordnung!
Optimierte Dokumentenverwaltung: ConAktiv spart Zeit und verbessert Prozesse
(Initiative Mittelstand)Die Suche nach Informationen verschlingt im Berufsalltag zunehmend wertvolle Zeit. Wer kennt das nicht: Welche Änderung im Vertragsentwurf wurde wieder zurückgenommen? Wo sind die wichtigen Informationen zum Kundenprojekt hinterlegt? Schon versinkt man, unfreiwillig, in Dateien, Dateianhängen, unterschiedlichsten Dateiformaten oder durchsucht Ordner für Ordner.
Dieses Vorgehen passt spätestens dann nicht mehr, wenn Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren möchten, um Routineaufgaben zu automatisieren und Workflows zu vereinfachen. Doch worauf basieren Prozesse? Auf Dokumenten.
Mit ConAktiv, der Softwarelösung, gelingt das mühelos:
Dokumente und Informationen lassen sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal organisieren und Prozesse können einfach digitalisiert werden. So einfach, zeitsparend und auch rechtssicher wird es, wenn ConAktiv Ihre Dokumente verwaltet.
Gesucht – und schon gefunden:
Dokumente werden in ConAktiv an einem einzigen Ort gespeichert. Egal, ob Sie am Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind, Sie erhalten blitzschnell Zugriff auf Ihre Informationen. Sie können festlegen, wer welche Dokumente lesen, bearbeiten oder freigeben darf. Noch einfacher wird es, da Sie in ConAktiv Dateien (z. B. Word-, Excel-, Bild-Dateien, PDFs) direkt Projekten, Kunden etc. zuordnen können.
Automatisierte Archivierung und Sicherheit:
ConAktiv erstellt automatisch PDF-Kopien und archiviert sie, wenn Sie Belege drucken oder mailen. Sie können lückenlos nachverfolgen, ob Dokumente verändert wurden oder auch frühere Versionen wieder aufrufen. Automatisch archiviert ConAktiv Dokumente nach Monaten und Jahren. Zusätzlich werden Ihre Dateien durch Verschlüsselung gesichert.
https://conaktiv.de/funktionen/dokumentenmanagementsystem/
